Официальное письмо тормозит не по содержанию, а по форме. Вы точно знаете, что хотите сказать, но не помните, как правильно начать, где указать данные и в каком тоне закончить, чтобы это работало, а не выглядело скандалом.
Тон здесь - главный выбор. Вежливое письмо годится, когда вы обращаетесь впервые. Официальное - когда нужен документ, на который потом ссылаются. Настойчивое - когда первое обращение проигнорировали. Одна и та же просьба в трёх тонах даёт три разных результата.
Промт специально оставляет места в квадратных скобках для ваших данных: ФИО, адрес, номер договора, дату. Так вам не приходится диктовать личные данные нейронке - вы подставляете их сами, уже в готовый текст. Для писем, где есть персональные данные, это правильная привычка.